Dataskyddsregistret för Kivra Oy:s kundtjänst

Personuppgiftsansvarig

Namn: Kivra Oy
FO-nummer: 2918721-9
Besöksadress: Karlavägen 9 C, 02150 EsboKontaktperson i frågor som gäller registret på Kivra Oy, tietosuoja@kivra.fi

Registrets namn och registrerade

Dataskyddsregistret för Kivra Oy:s kundtjänst.

Denna dataskyddsbeskrivning baserar sig på kraven enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Beskrivningen har senast ändrats 23.10.2019.

Denna dataskyddsbeskrivning handlar om kunduppgifter som samlas in och registreras i Kivras kundservicesituationer i syfte att garantera högklassig kundservice.

På denna sida finns information om anvisningar som vi följer, behandlings- och förvaringsmetoder för uppgifter samt dina rättigheter. Dessa anvisningar begränsar aldrig dina rättigheter enligt den allmänna dataskyddsförordningen eller något annat lagakraftvunnet beslut.

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är alla slags uppgifter som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande fysisk person. Exempel på personuppgifter är namn, e-postadress, telefonnummer, postadress, personbeteckning och IP-adress. Registret består av personuppgifter.

Rättslig grund och syfte med behandling av personuppgifter

För att identifiera användaren och tillhandahålla tjänster innehåller registret följande uppgifter:

  • Personbeteckning
  • Namn
  • Adress
  • Telefonnummer
  • E-postadress

Källa

Vi får de uppgifter som sparas i registret av våra kunder när de kontaktar oss. Kontaktkanaler via vilka uppgifter samlas in:

  • E-post
  • Telefon
  • Chatt

Skydd av personuppgifter

Vårt register heter Lagrings- och hanteringssystemet för kundtjänstens kundkontakter.

Dina personuppgifter skyddas mot obehörig insyn, ändring och radering. Skyddet baserar sig på hantering av användarrättigheter, tekniskt skydd av databaser och servrar, fysiskt skydd av lokaler, passerkontroll, skydd av datakommunikation och säkerhetskopiering. Rätt att få åtkomst till och behandla uppgifter beviljas på basis av arbetsuppgifterna. Åtkomsten till systemet baserar sig på personliga användarnamn. Alla som behandlar personuppgifter har tystnadsplikt.

Hur länge förvaras personuppgifter?

Kivra har tydliga rutiner för radering av personuppgifter. Med detta avses att personuppgifter endast förvaras så länge som det finns en grund för det, dvs. syftet med behandlingen kräver det.

Vissa förvaringstider för personuppgifter påverkas av lagstadgade bestämmelser och säkerhetsskäl.

Kundtjänst:

Vi förvarar dina personuppgifter endast så länge som vi behöver dem för att fullgöra syftet med behandlingen som fastställs i denna dataskyddsbeskrivning.

Vi sparar inkommande och utgående samtal i kundtjänsten. Vi förvarar inspelningarna i 6 månader. I kvalitetsutvecklingsprojekt och reklamationer kan vi förvara inspelningar en längre tid, dock högst 12 månader.

Vem har åtkomst till personuppgifter?

Vi förhåller oss mycket omsorgsfullt till behandling av personuppgifter. Vi värdesätter vars och ens rätt till skyddet av personuppgifter. Kivra säljer aldrig personuppgifter till tredje parter eller utsätter dem för dataintrång. Kivra lämnar inte heller ut och använder inte personuppgifter för andra än ovan nämnda syften.

Personuppgifter behandlas endast av personer som behöver dem i sina arbetsuppgifter.

Kivra vidtar alla nödvändiga rättsliga, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att personuppgifter behandlas säkert och är tillräckligt skyddade. Detta gäller både Kivra och tredje parter som Kivra samarbetar med. Endast personer som måste behandla personuppgifter i ovan nämnda syften har åtkomst till personuppgifter. Alla som behandlar personuppgifter har tystnadsplikt.

Var behandlas personuppgifter?

Kivra behandlar personuppgifter främst i Finland. Det kan dock förekomma situationer där det tekniska tillhandahållandet av tjänster kräver att personuppgifter behandlas i ett annat EU-/EES-land och i undantagsfall även utanför EU/EES. Om Kivra måste anlita en underleverantör utanför EU/EES

säkerställer Kivra att personuppgifterna behandlas lagenligt till exempel med hjälp av avtalsarrangemang som är förenliga med EU-kommissionens modellavtalsklausuler.

Automatiskt beslutsfattande

Kivra använder inte dina personuppgifter för automatiserade beslut eller profilering.

Kivras underleverantörer och företag i samma koncern som Kivra

Kivra kan anlita underleverantörer och andra företag i samma koncern för att tillhandahålla tjänster. Underleverantörer tillhandahåller bland annat datatekniska tjänster för Kivra. Underleverantörer och företag inom samma koncern kan behandla personuppgifter för Kivras räkning. Då ska Kivra säkerställa att sådana parter behandlar personuppgifter enligt dataskyddslagstiftningen och endast i de syften som Kivra anger i tabellen ovan. En förutsättning för överföring av personuppgifter är att de organisationer som får åtkomst till och behandlar dem har avtalat om lagenlig behandling av personuppgifter med Kivra.

Syfte

Syftet med insamling av personuppgifter är att identifiera användare i kundtjänsten.

E-postadress
E-postadresser sparas i Kivras kundservicesystem när kunder skickar e-post eller kontaktar Kivras kundtjänst via chatten. E-postadressen är kundens användarnamn i tjänsten och är en identifieringsuppgift i kundtjänsten.

Telefonnummer
Telefonnummer sparas i Kivras kundservicesystem när kunder kontaktar Kivras kundtjänst per telefon.

Namn
Namn sparas i Kivras kundservicesystem när kunder kontaktar Kivras kundtjänst. Dessutom begärs kunders namn för att identifiera kunden.

Adress
Det är möjligt att kundens postadress begärs om kundservicesituationen förutsätter det till exempel för att identifiera kunden eller kontrollera leveransadressen.

Personbeteckning
Personbeteckning kan begäras som en identifieringsuppgift i kundservicesituationer.

Rättslig grund för behandling av dina personuppgifter

Vilka rättigheter har registrerade?

Du kan kontakta Kivra om du har frågor om behandlingen av personuppgifter eller vill åberopa dina rättigheter relaterade till behandling av personuppgifter. Då ska du kontakta Kivra på tietosuoja@kivra.fi.

Dina rättigheter relaterade till behandling av personuppgifter:

Du har rätt att få information om insamling och behandling av dina personuppgifter. Behandlingen av personuppgifter ska vara transparent.

Du har rätt att få åtkomst till dina personuppgifter, vilket innebär att du på begäran får veta om Kivra behandlar dina personuppgifter. Du har också rätt att få en kopia av de personuppgifter som Kivra samlat in om dig. I din begäran ska du tydligt ange de uppgifter som du vill få. Uppgifterna är avgiftsfria och skickas till dig per post eller digitalt inom en (1) månad utan oskäligt dröjsmål. Om förfrågningarna är många eller komplicerade kan tidsfristen förlängas med två månader. En förlängning av tidsfristen ska motiveras. Om de uppgifter som du begär inte kan lämnas till dig ska Kivra motivera det.

Du har rätt att begära rättelse av dina personuppgifter. Det är viktigt att de uppgifter som Kivra har om dig är felfria. Om du byter telefonnummer eller e-postadress eller ändrar andra kontaktuppgifter eller upptäcker att våra uppgifter om dig är inexakta, felaktiga eller bristfälliga har du rätt att begära att de rättas.

I vissa situationer har du rätt att begära att personuppgifter raderas och rätt att bli ”bortglömd” utan oskäligt dröjsmål. Om till exempel uppgifter inte längre behövs för syften för vilka de samlats in har du rätt att bli bortglömd. Denna rättighet föreligger dock inte om lagstadgade skyldigheter förhindrar Kivra att radera vissa personuppgifter. Om du begär radering av uppgifter raderar Kivra alla uppgifter om dig som kan raderas. Kivra raderar dock dina personuppgifter på eget initiativ när det inte längre finns lagstadgade eller andra grunder för lagring av dem.

Du har rätt att begära att Kivra begränsar behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer. Behandlingen av personuppgifter kan begränsas till exempel om du begärt rättelse av personuppgifter men vi inte kan göra det inom utsatt tid. Då begränsar vi behandlingen tills vi har åtgärdat situationen.

I vissa fall har du rätt att överföra dina uppgifter från ett system till ett annat. Detta innebär att du har rätt att få dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig. Du har rätt att få dina uppgifter överförda direkt till en annan personuppgiftsansvarig endast om det är tekniskt möjligt.

I vissa situationer har du rätt att invända mot behandlingen av dina uppgifter, dvs. att begära att dina personuppgifter inte ska behandlas överhuvudtaget. Du har rätt att göra sådana invändningar när rättsgrunden för behandlingen av uppgifterna är berättigat intresse (se ovan när rättsgrunden för behandlingen är berättigat intresse). Ange i din begäran vilken behandling du invänder mot.

Kivra svarar på begäran inom en (1) månad efter mottagandet, såvida det inte finns särskilda skäl att förlänga svarstiden. Vid behov kan Kivra be att den som lämnar begäran identifierar sig och preciserar begäran. Åtgärder relaterade till begäran vidtas utan dröjsmål efter svaret, såvida inget annat nämns. Kivra kan vägra att uppfylla din begäran enligt tillämplig lagstiftning.

Var överklaga?

Om du anser att Kivra behandlar dina personuppgifter i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning vill vi att du informerar oss om det. Du kan kontakta Kivra på tietosuoja@kivra.fi. Du har också rätt att lämna klagomål till Dataskyddsombudsmannens byrå. Ytterligare information finns på webbplatsen för Dataskyddsombudsmannens byrå på www.tietosuoja.fi.

Uppdatering av denna dataskyddsbeskrivning

Kivra förbehåller sig rätten att ändra denna dataskyddsbeskrivning när som helst, eftersom Kivra utvecklar tjänsten hela tiden. Även när lagstiftningen ändras kan uppdateringar bli aktuella. Ändringar träder i kraft efter att den uppdaterade beskrivningen har publicerats. Därför ber vi dig ta del av denna dataskyddsbeskrivning regelbundet. Den nyaste versionen av dataskyddsbeskrivningen finns alltid på Kivras webbplats.