Dokumenttien hallinta on nykyään sujuvampaa kuin 2000-luvun alussa – vai onko sittenkään?

Jaa

Blogi 14.4.2022

Kun ensi kerran kuulin Kivrasta, en alkuun aivan ymmärtänyt mihin palvelua tarvitaan, kun digitaalisia kanavia löytyy vuosien takaa jo monia. Pohdittuani hetken, vastaus oli täysin selvä. Tarkastellaanpa asiaa lähemmin. Vaikka digitalisaatio on edistänyt sähköistä asiointia monin tavoin koen myös, että digitaalinen monikanavaisuus on samalla tehnyt tärkeiden dokumenttien hallinnasta hieman monimutkaista. Ison osan arkemme laskuista olen, yksitellen ja yrityskohtaisesti, aina siirtänyt verkkopankkiin E-laskuiksi. Jos luon uuden asiakkuuden jollekin yritykselle saapuu heidän toimittama ensimmäinen lasku tyypillisesti ensin paperisena. Toki voin kuluttajana käydä erikseen luomassa E-laskusopimuksen myös uudelle palveluntarjoajalle tai toivoa laskun toimituskanavaksi esimerkiksi sähköpostin tai omat asiakassivut. Kyseiset sähköiset kanavat ovat siis usein valittavissa, kunhan muistaa olla “digi-järjestelmällinen” sekä oma-aloitteinen.

Sähköpostiini saapuvat dokumentit taas tahtovat hieman kadota eri viestien virtaan sähköpostin Saapuneet-osiossa. Olen koittanut luoda tähän omaa järjestelmällistä kansiointimallia, mutta sekin tuo arkeen hieman lisävaivaa eri dokumenttien vastaanottamisen yhteydessä, eikä aina ole kovin selkeää. Vastaanotin aiemmin esimerkiksi puhelinlaskuni sähköpostiini. Siellä ne saattoivat joskus unohtua arjen tuoksinassa, kun ne ikään kuin katosivat sähköpostien joukkoon, ja eräpäivä tuli ja meni. Tästä koitui muutamaan otteeseen hermoja kiristävä ja turhauttava muistutuslasku, jossa lisämaksu. Nykyään vastaanotan eri yrityksiltä laskuja Kivraan ja ne eivät unohdu, sillä Kivra lähettää automaattimuistutuksen laskun olemassaolosta ennen eräpäivää.

Entä muut dokumentit kuin pelkät laskut?

Aloin kiinnittämään myös huomiota siihen, että muut dokumentit, kuten asiakasviestit, sopimuksen muutoksessa muodostetut liitteet, sopimusvahvistukset, tapahtumaliput ja kuitit – mihin ne saapuvat ja miten niitä hallinnoidaan? Nehän eivät saavu “E-laskuna” tai sen tyyppisenä verkkopankkiini. Tämä riippuu paljolti palveluntarjoajasta – osa kuiteista on sähköisiä, osa paperilappuina, osa irrallisina dokumentteina linkin takana tekstiviestissä, osa sähköpostissa liitetiedostona. Osa ainoastaan palveluntarjoajan omilla asiakassivuilla.

Järjestelmällistä?

Kun aloin tarkemmin miettimään tätä kokonaisuutta havahduin siihen, kuinka epäjärjestelmällistä, pirstaloitunutta tämä eri dokumenttien hallinta oikeastaan onkaan. Kivran rooli ja merkitys arjen dokumenttien hallinnassa alkoi kirkastumaan – voin vastaanottaa sinne paitsi laskuja, myös muita dokumenttityyppejä, kuten sopimusvahvistuksia, palkkakuitteja, tapahtumalippuja ja asiakasviestintää. Ja mikäli totean, että tietty palveluntarjoaja ei vielä ole mukana Kivran lähettäjäverkostossa, voin aivan hetkessä tallentaa sinne itse kätevästi kyseisen tärkeän dokumentin, Omat dokumentit -osioon.

Arjen tärkeät dokumentit on oltava helposti saatavilla

Talouteemme kuuluu minä, kihlattuni sekä koiramme. Olemme nuoria aikuisia ja eri palveluntarjoajien laskut, sopimusvahvistukset, vakuutusasiakirjat ynnä muut tärkeät dokumentit ovat alkaneet saamaan yhä suurempaa roolia yhteisessä arjessamme sekä myös vapaa-ajalla. Kun koiramme on esimerkiksi joutunut odottamattomasti eläinlääkärin vastaanotolle on vakuutusasiakirjan oltava helposti saatavilla – tähän auttaa Kivra, sillä eläinlääkäriasemalla ei tarvitse alkaa muistelemaan, missä se vakuutusasiakirja löytyikään. Tai tilanteessa, jossa vaikkapa koronapassia pyydettiin rajoitusten aikana palveluntarjoajan ovella/kassalla – senkin latasin omaan Kivraani ja löysin sen käden käänteessä, kun sitä tarvitsin.

Yhteinen talous & jaettu Kivra-postilaatikko

Koen Kivrassa erityisen arkea sujuvoittavana ominaisuutena postilaatikon jakamisen – Kivran kun voi jakaa toisen Kivra-käyttäjän kanssa. Myös tämän äkättyäni havahduin lisäksi siihen, että yhteisen talouden arkea voi sujuvoittaa entisestään jakamalla Kivra-postilaatikon kumppanin kanssa. Tällä tavalla yhteisen talouden dokumentit ovat näppärästi molemmilla mukana sähköisesti, missä päin maailmaa sitten onkaan.

Perehdyttyäni yhä enemmän digipostipalvelu Kivraan tajuan, kuinka hajanaista dokumenttien vastaanottaminen ja hallinnointi tosiaan on yhteiskunnassamme ilman Kivran tyyppistä palvelua. Minusta on mahtavaa huomata, kuinka yhä useampi organisaatio on havahtunut tähän ilmiöön, ja liittyvät mukaan Kivraan. Kivraan ilmestyy kaiken aikaa uusia lähettäjiä ja palvelu kehittyy jatkuvasti esimerkiksi uusien dokumenttityyppien osalta. Mitä useampi yritys tarjoaa Kivran asiakkailleen sen paremmin voimme koota arjen tärkeät dokumentit yhteen palveluun.

Suosittelen lämpimästi Kivran digipostipalvelua kelle tahansa, joka haluaa koota arjen tärkeät dokumentit yhteen helppokäyttöiseen ja ilmastoystävälliseen arkistoon!

-Erik