Kivra Oy:n asiakaspalvelun tietosuojarekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi: Kivra Oy
Y-tunnus: 2918721-9
Käyntiosoite: Miestentie 9 C, 02150 Espoo

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kivra Oy, tietosuoja@kivra.fi

Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Kivra Oy:n asiakaspalvelun tietosuojarekisteri.

Tämä tietosuojaseloste on EU:n yleiseen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimuksiin perustuva. Viimeisin muutos on tehty 23.10.2019.

Tämä tietosuojaseloste käsittelee Kivran asiakaspalvelutilanteissa kerättäviä ja tallennettavia asiakastietoja laadukkaiden asiakaspalvelutilanteen hoitamiseksi.

Kerromme tällä sivulla noudattamistamme ohjeista, tietojen käsittely- ja säilytystavoista sekä siitä, mitä asiaan liittyviä oikeuksia sinulla on. Nämä ohjeet eivät koskaan rajoita yleisen tietosuoja-asetuksen tai muun lainvoimaisen päätöksen sinulle antamia oikeuksia.

Mikä on henkilötieto?

Henkilötietoja ovat kaikenlaiset tiedot, jotka voidaan liittää suoraan tai välillisesti elävään luonnolliseen henkilöön. Esimerkkejä henkilötiedoista ovat: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, henkilötunnus ja IP-osoite. Rekisteri koostuu henkilötiedoista.

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käyttäjän yksilöimiseksi ja palvelun tuottamiseksi rekisteri sisältää seuraavat tiedot:

• Henkilötunnus
• Nimi
• Osoitetiedot
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite

Lähde

Saamme rekisteriin tallennettavat tiedot asiakkailtamme heidän yhteydenottojen yhteydessä. Yhteydenottojen kanavat, josta tietoa tallentuu:

• Sähköposti
• Puhelin
• Chat-palvelun kautta

Henkilötietojen suojaus

Rekisterimme nimi on Asiakaspalvelun asiakasyhteydenottojen tallennus- ja hallintajärjestelmä.

Henkilötietosi on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Kaikkia henkilötietoja käsitteleviä sitoo asianmukainen salassapitovelvoite.

Kauanko henkilötietoja säilytetään?

Kivralla on selkeät käytännöt henkilötietojen poistoon. Tämä tarkoittaa, että henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin siihen on peruste eli käsittelyn tarkoitus sitä vaatii.

Osaan käsiteltävien henkilötietojen säilytysaikoihin vaikuttaa lakisääteiset määräykset ja turvallisuusnäkökulma.

Asiakaspalvelu:

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. 

Tallennamme asiakaspalvelumme saapuvat sekä lähtevät puhelut. Puhelutallenteita säilytämme 3 kuukautta. Laadun kehittämishankkeissa ja reklamaatiotilanteissa voimme säilyttää yksittäisiä tallenteita pidempään, kuitenkin enintään 12 kuukautta.

Kenellä on pääsy henkilötietoihin?

Suhtaudumme henkilötietojen käsittelyyn äärimmäisellä tarkkuudella ja huolellisuudella. Arvostamme jokaisen oikeutta henkilötietojen suojaan. Kivra ei koskaan myy henkilötietoja kolmansille osapuolille tai muuten saata henkilötietoja alttiiksi tietosuojaloukkauksille. Kivra ei myöskään luovuta tai muuten käytä henkilötietoja muihin kuin yllä mainittuihin tarkoituksiin.

Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden tehtävien kannalta käsittely on välttämätöntä

Kivra toteuttaa kaikki tarvittavat oikeudelliset, tekniset ja organisatoriset toimenpiteet varmistaakseen, että henkilötietoja käsitellään turvallisesti ja riittävällä suojaustasolla. Tämä koskee sekä sisäisesti Kivraa, että kolmansia osapuolia joiden kanssa Kivra tekee yhteistyötä. Vain henkilöillä, joiden tarvitsee käsitellä henkilötietoja yllä mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi, on pääsy henkilötietoihin. Kaikkia henkilötietoja käsitteleviä sitoo asianmukainen salassapitovelvoite.

Missä henkilötietojen käsittely tapahtuu?

Kivra käsittelee henkilötietoja pääosin vain Suomessa. Saattaa kuitenkin olla tiettyjä tilanteita, joissa Palvelun tekninen toteutus vaatii, että henkilötietoja käsitellään toisessa EU / ETA-maassa ja poikkeuksellisesti jopa EU / ETA-maiden ulkopuolella. Jos Kivran tarvitsee käyttää alihankkijaa EU/ETA -alueen ulkopuolella, Kivra varmistaa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuden esimerkiksi EU-komission mallisopimuslausekkeiden mukaisilla sopimusjärjestelyillä.

Automaattinen päätöksenteko

Kivra ei tee henkilötietojesi perusteella automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Kivran alihankkijat ja yritykset samassa konsernissa kuin Kivra

Kivra voi käyttää alihankkijoita ja muita samaan konserniin kuuluvia yrityksiä Palvelun toteutuksessa. Alihankkijat tuottavat Kivralle muun muassa tietoteknisiä palveluja. Alihankkijat ja samaan konserniin kuuluvat yritykset voivat käsitellä henkilötietoja Kivran lukuun. Tällaisessa tilanteessa, Kivra on velvollinen varmistamaan, että tällaisen osapuolen suorittama henkilötietojen käsittely tapahtuu tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja vain siinä tarkoituksessa, josta Kivra rekisteröidylle ilmoittaa yllä olevassa taulukossa. Edellytyksenä henkilötietojen siirtämiselle on, että niitä saavat ja käsittelevät organisaatiot ovat sopineet Kivran kanssa sopimuksen henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä.

Tarkoitus

Tarkoitus henkilötietojen keräämiseen on Käyttäjän tunnistaminen asiakaspalvelutilanteessa.

Sähköpostiosoite
Sähköpostiosoite tallentuu Kivran asiakaspalvelujärjestelmään asiakkaan lähettäessä sähköpostia tai ottaessa Chatbotin yhteyttä Kivran asiakaspalveluun. Sähköpostiosoite toimii asiakkaan käyttäjätunnuksena palveluun ja sitä kysytään asiakaspalvelussa yhtenä asiakkaan tunnistamistietona.

Puhelinnumero
Puhelinnumero tallentuu Kivran asiakaspalvelujärjestelmään asiakkaan ottaessa yhteyttä Kivran asiakaspalveluun puhelimitse.

Nimi
Nimitieto tallentuu Kivran asiakaspalvelujärjestelmään asiakkaan ottaessa yhteyttä Kivran asiakaspalveluun. Lisäksi nimitieto kysytään asiakkaan tunnistamista varten. 

Osoitetieto
Asiakkaan postiosoitetietoa saatetaan kysyä asiakaspalvelutilanteen sitä vaatiessa, kuten asiakkaan tunnistamisessa tai toimitusosoitteen tarkastamisessa.

Hetu
Henkilötunnusta voidaan kysyä asiakkaan yhtenä tunnistamiseen tarvittavana tietona asiakaspalvelutilanteessa.

Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteet

Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet?

Halutessasi voit olla yhteydessä Kivraan, jos sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä tai jos haluat käyttää henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksiasi. Tällaisessa tilanteessa ole yhteydessä Kivraan osoitteeseen tietosuoja@kivra.fi.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeutesi:

Sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojesi keräämisestä sekä käsittelystä. Henkilötietojen käsittelyn on oltava läpinäkyvää.

Sinulla on oikeus saada pääsy henkilötietoihin eli pyytäessäsi saat tietää, mikäli Kivra käsittelee sinusta henkilötietoja. Olet myös oikeutettu jäljennökseen näistä henkilötiedoista, joita Kivralla sinusta on. Ilmoita pyynnössäsi selkeästi, mitä tietoja haluat saada. Tiedot ovat ilmaisia ja lähetetään sinulle kirjeenä Kivraan tai muuten sähköisesti ilman tarpeetonta viivytystä (yhden (1) kuukauden kuluessa). Jos pyyntöjä on useita tai ne ovat monimutkaisia, voidaan määräaikaa pidentää kahdella kuukaudella. Määräajan pidennys on perusteltava sinulle. Jos sinulle ei pystytä toimittamaan pyytämiä tietoja, Kivralla on velvollisuus perustella se sinulle.

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi oikaisemista. On tärkeää, että Kivran käsittelemät tiedot sinusta ovat oikein. Jos muutat puhelinnumeroa, sähköpostiosoitetta ja muita yhteystietoja tai havaitset, että meillä on sinusta epätarkkaa, virheellistä tai puutteellista tietoa, sinulla on oikeus pyytää korjaamaan se.

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojen poistamista ja “tulla unohdetuksi” ilman aiheetonta viivästystä. Esimerkiksi, jos tiedot eivät enää ole tarpeen tarkoitukseen, johon ne on kerätty, olet oikeutettu tulla unohdetuksi. Tätä oikeutta ei kuitenkaan ole jos Kivraa velvoittavat lakiin perustuvat velvoitteet estävät Kivraa poistamasta osia henkilötiedoista. Jos pyydät tietojen poistamista, Kivra poistaa kaikki tiedot sinusta, jotka on mahdollista poistaa. Kivra kuitenkin poistaa henkilötietosi ilman erillistä pyyntöä sen jälkeen, kun tietojen säilyttämiseen ei enää ole laillisia tai muita velvollisuuksia.

Sinulla on oikeus pyytää, että Kivra rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa. Henkilötietoja voidaan rajoittaa esimerkiksi, jos olet pyytänyt korjaamaan henkilötietojasi ja meillä kestää toteuttaa pyyntösi. Tällaisessa tapauksessa rajoitamme käsittelyä, siksi ajaksi kun olemme toteuttaneet pyyntösi.

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Tämä tarkoittaa, että sinulla on oikeus saada toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, sekä halutessasi siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Sinulla on mahdollisuus saada tietosi siirrettyä suoraan toiselle rekisterinpitäjä vain, jos se on teknisesti mahdollista.

Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä eli pyytää, ettei henkilötietojasi käsitellä ollenkaan. Tällaiseen vastustamisoikeuteen olet oikeutettu kun tietojen käsittelyn oikeusperuste on oikeutetun edun toteutuminen (katso yltä milloin käsittelymme oikeusperuste on oikeutettu etu). Määrittele meille pyynnössäsi, mitä käsittelyjä vastustat.

Kivra vastaa pyyntöön yhden (1) kuukauden kuluessa sen vastaanottamisesta ellei sillä ole erityisiä syitä pidentää vastausaikaa. Tarvittaessa Kivra voi pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyyden ja tarkentamaan pyyntöä. Pyyntöön liittyvät toimenpiteet toteutetaan viipymättä vastauksen jälkeen, ellei toisin mainita. Kivra voi kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Mihin voi tehdä valituksen?

Jos uskot, että Kivra käsittelee henkilötietojasi vastoin sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä, haluamme, että kerrot siitä meille. Kivraan voit olla yhteydessä osoitteeseen tietosuoja@kivra.fi. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon. Lisätietoja löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta www.tietosuoja.fi.

Tämän tietosuojaselosteen päivitys

Kivra pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta milloin tahansa, sillä se kehittää palvelua jatkuvasti. Myös lainsäädännön muuttuessa päivitys saattaa tulla ajankohtaiseksi. Muutokset tulevat voimaan, kun päivitetty seloste on julkaistu. Tämän vuoksi sinua pyydetään tutustumaan tähän tietosuojaselosteeseen säännöllisin väliajoin. Uusin versio tietosuojaselosteesta löytyy aina Kivran verkkosivuilta.