Dataskyddsbeskrivning för arbetssökande
Denna dataskyddsbeskrivning baserar sig på kraven enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Den senaste ändringen har gjorts 7.8.2019.
Registeransvarig
Namn: Kivra Oy
FO-nummer: 2918721-9
Besöksadress: Karlavägen 9 C, 02150 Esbo
Kontaktperson i registerärenden
Kivra Oy, tietosuoja@kivra.fi
Registrets namn och registrerade
Kivra Oy:s register över arbetssökande.
Vad är personuppgifter?
Personuppgifter är uppgifter som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande fysisk person. Exempel på personuppgifter är namn, e-postadress, telefonnummer, postadress, personbeteckning och IP-adress. Registret består av personuppgifter.
Vilka personuppgifter behandlas och hur insamlas de?
Kivra behandlar personuppgifter som arbetssökande lämnat i ansökan (såsom CV, personliga brev och intervjuer) under rekryteringsprocessen. Uppgifterna kan bland annat bestå av namn, adress, personbeteckning, kontaktuppgifter (e-postadress och telefonnummer), betyg, rekommendationer, intyg och andra uppgifter i ansökan.
Behandlade personuppgifter insamlas i regel direkt av arbetssökanden, om han eller hon kontaktar Kivra, söker arbete internt eller via Kivras webbplats. Kivra kan också insamla uppgifter om sökanden med dennes samtycke från tredje parter såsom rekommendationsgivare, LinkedIn och andra offentliga källor. Uppgifter kan också insamlas från rekryteringsföretag om Kivra samarbetar med ett sådant företag i samband med rekrytering.
Rättsgrund och syfte med behandling av personuppgifter
Kivra behandlar och förvarar personuppgifter om arbetssökande för rekrytera personer.
Personuppgifter behandlas i följande syften:
- Kontroll av ansökan (såsom CV, ansökningsbrev, intyg och betyg).
- Bedömning av hur väl ansökan motsvarar arbetsuppgifterna bland annat när det gäller kompetens, behörighet och utbildning. I denna bedömning beaktas också de övriga sökandenas ansökningar.
- Administration av rekryteringsprocessen, såsom inbjudan till intervju och information om sökanden blir anställd samt eventuellt arbetserbjudande.
Med samtycke kan personuppgifter förvaras och behandlas även i samband med senare rekryteringsprocesser om intressanta jobb lediganslås.
Till följd av Kivras lagstadgade skyldigheter kan personuppgifter även behandlas för att säkerställa att Kivra iakttar lagstadgade rättigheter och skyldigheter.
Rättsgrunden för Kivras rätt att behandla arbetssökandes personuppgifter är iakttagande av lagstadgade skyldigheter (artikel 6.1c i dataskyddsförordningen (EU 2016/679).
Kivra behandlar dina uppgifter enligt bestämmelserna om integritetsskydd i arbetslivet:
Lag om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004)
Skydd av personuppgifter
Kivras alla medarbetare har grundläggande kunskap om dataskyddet, och Kivra strävar efter att säkerställa att personuppgifter behandlas korrekt. De databaser i vilka personuppgifter förvaras har skyddats med brandväggar, lösenord och andra tekniska metoder. Databaserna säkerhetskopieras regelbundet. Databaserna och säkerhetskopiorna av dem finns i låsta och övervakade utrymmen. Endast personer vars arbetsuppgifter förutsätter det har tillgång till databaserna. De personer som behandlar uppgifterna har tystnadsplikt.
Hur länge förvaras personuppgifter?
Kivra har entydig praxis för radering av personuppgifter. Detta innebär att personuppgifter endast förvaras så länge som en grund för det föreligger, dvs. så länge som syftet med behandlingen kräver det.
När det är fråga om behandling av personuppgifter som baserar sig på berättigat intresse behandlar Kivra i allmänhet inte personuppgifter efter utgången av rekryteringsprocessen. Personuppgifterna raderas om Kivra inte är skyldig att bevara dem enligt lag eller om de inte behöver förvaras för att försvara sig mot eller framställa rättsliga yrkanden. I en sådan situation begränsas behandlingen så att den överensstämmer med tillämplig lag, och personuppgifterna raderas omedelbart när detta syfte upphör. Med sökandens samtycke kan Kivra spara uppgifterna för kommande rekryteringar. Då förvaras uppgifterna i 6 mån. från utgången av rekryteringsprocessen.
Vem har tillgång till personuppgifter?
Vi behandlar personuppgifter mycket exakt och omsorgsfullt. Vi uppskattar individens rätt att skydda personuppgifter. Kivra säljer aldrig personuppgifter till tredje parter eller exponerar dem för dataskyddskränkningar. Kivra utlämnar inte heller eller använder personuppgifter för andra än ovan nämnda syften.
Personuppgifter behandlas endast av personer som måste göra det på grund av sina arbetsuppgifter
Kivra vidtar alla nödvändiga juridiska, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att personuppgifter behandlas säkert och är tillräckligt skyddade. Detta gäller både Kivra internt och tredje parter med vilka Kivra samarbetar och eventuellt delar personuppgifter för att tillhandahålla Tjänsten. Endast personer som måste behandla personuppgifter i ovan nämnda syfte har tillgång till personuppgifter. Alla som behandlar personuppgifter har tystnadsplikt.
Kivras underleverantörer och företag inom samma koncern
Kivra kan anlita underleverantörer och företag inom samma koncern för att tillhandahålla Tjänsten. Underleverantörer producerar bland annat IT-tjänster för Kivra. Underleverantörer och företag inom samma koncern kan behandla personuppgifter för Kivras räkning. I sådana situationer är Kivra skyldig att säkerställa att en sådan parts behandling av personuppgifter sker enligt dataskyddslagstiftningen och endast i det syfte som Kivra informerar registrerade om i tabellen ovan. En förutsättning för utlämnande och överföring av personuppgifter är att de organisationer som tar emot och behandlar dem har ingått avtal med Kivra om att personuppgifter behandlas lagenligt.
Myndigheter
I lagstadgade situationer kan Kivra utlämna personuppgifter till myndigheter, till exempel polisen.
Var behandlas personuppgifter?
Kivra behandlar personuppgifter främst endast i Finland. Det kan dock förekomma situationer där en del av uppgifterna förvaras på utomstående underleverantörers servrar eller utrustning och behandlas med hjälp av ett tekniskt användargränssnitt. Personuppgifter överförs dock inte utanför EU/EES, såvida det inte är tekniskt nödvändigt. Om Kivra måste anlita en leverantör utanför EU/EES säkerställer Kivra att personuppgifter behandlas lagenligt till exempel genom avtal som är förenliga med EU-kommissionens mallavtalsklausuler.
Automatiskt beslutsfattande
Kivra fattar inte automatiserade beslut eller utför profilering som baserar sig på dina personuppgifter.
Vilka rättigheter har registrerade?
Du kan kontakta Kivra om du har frågor om behandlingen av personuppgifter eller vill använda dina rättigheter relaterade till behandling av personuppgifter. Då kan du kontakta Kivra på tietosuoja@kivra.fi.
Dina rättigheter relaterade till behandling av personuppgifter:
Du har rätt att få information om insamlingen och behandlingen av dina personuppgifter. Behandlingen av personuppgifter ska vara transparent.
Du har rätt till insyn i dina personuppgifter, dvs. på begäran får du veta om Kivra behandlar personuppgifter om dig. Du har också rätt att få en kopia av dessa personuppgifter. Berätta tydligt i din begäran vilka uppgifter du vill se. Uppgifterna är avgiftsfriaoch skickas till dig per brev eller på annat sätt digitalt utan onödigt dröjsmål (inom en (1) månad). Om du har flera förfrågningar eller om de är komplicerade kan tidsfristen förlängas med två månader. Förlängningen av tidsfristen ska motiveras. Om de uppgifter som du vill ha inte kan lämnas till dig ska Kivra motivera detta.
Du har rätt att begära att dina personuppgifter rättas till. Det är viktigt att de uppgifter om dig som Kivra behandlar är korrekta. Om ditt telefonnummer, din e-postadress eller andra kontaktuppgifter ändras eller om du upptäcker att våra uppgifter om dig är inexakta, felaktiga eller bristfälliga har du rätt att be oss att korrigera dem.
I vissa situationer har du rätt att begära att personuppgifterna raderas och ”bli glömd” utan oskäligt dröjsmål. Till exempel om uppgifterna inte längre behövs i det syfte för vilka de inhämtats har du rätt att bli glömd. Denna rättighet föreligger dock inte om lagstadgade skyldigheter ålägger Kivra att inte radera personuppgifter. Om du begär att uppgifterna ska raderas raderar Kivra alla uppgifter om dig som kan raderas. Kivra raderar dock personuppgifter om dig utan separat begäran efter att lagen eller andra skyldigheter inte längre kräver förvaring av dem.
Du har rätt att begära att Kivra begränsar behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer. Behandlingen av personuppgifter kan begränsas till exempel om du begärt oss korrigera uppgifter men detta dröjer. I en sådan situation begränsar behandlingen tills vi åtgärdat din begäran.
I vissa situationer har du rätt att överföra uppgifterna från ett system till ett annat. Detta innebär att du har rätt att få dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt digitalt format och överföra dem till en annan registeransvarig. Du kan få uppgifterna överförda direkt till en annan registeransvarig endast om det är tekniskt möjligt.
I vissa situationer har du rätt att motsätta dig behandlingen av dina uppgifter, dvs. begära att dina personuppgifter inte behandlas överhuvudtaget. Du har rätt att motsätta dig behandling när rättsgrunden för behandlingen av uppgifterna är berättigat intresse (se ovan när rättsgrunden för vår behandling är berättigat intresse). Beskriv i din begäran vilken behandling du motsätter dig.
Kivra svarar på begäran inom en (1) månad från mottagandet, såvida särskilda skäl för att förlänga svarstiden föreligger. Vid behov kan Kivra be den som skickar en begäran att identifiera sig och precisera begäran. Åtgärder relaterade till begäran vidtas utan dröjsmål efter svaret, såvida inget annat nämns. Kivra kan vägra att uppfylla din begäran på lagstadgade grunder.
Till vem kan jag lämna klagomål?
Om du anser att Kivra behandlar dina personuppgifter i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning vill vi att du informerar oss om detta. Du kan kontakta Kivra på tietosuoja@kivra.fi. Du har också rätt att lämna klagomål till Dataombudsmannens byrå. Ytterligare information finns på Dataombudsmannens byrås webbplats www.tietosuoja.fi.
Uppdatering av denna dataskyddsbeskrivning?
Kivra förbehåller sig rätten att när som helst ändra denna dataskyddsbeskrivning, eftersom Kivra utvecklar Tjänsten hela tiden. Även när lagstiftningen ändras kan uppdateringar bli aktuella. Ändringar träder i kraft när den uppdaterade beskrivningen publiceras. Därför ska du regelbundet ta del av denna dataskyddsbeskrivning. Den nyaste versionen av dataskyddsbeskrivningen finns alltid på Kivras webbplats.
