Miksi digitalisaatio ei etene vauhdikkaammin kunnissa? Rovaniemen Ulla-Kirsikka Vainio ja Monetran Päivi Pitkänen
Miltä Suomen kuntien ja kaupunkien digitalisaatiotilanne tällä hetkellä näyttää?
Ulla-Kirsikka Vainio: ”Rovaniemellä olemme digitalisaatiossa vielä takamatkalla. Olemme kyllä tiedostaneet asian ja haluan viedä tietojohtamisen näkökulmaa koko ajan eteenpäin.
Digitalisaatiota on hidastanut kunnissa epävarmuus soten kohtalosta. Odotamme sote-ratkaisua, jotta emme tekisi vääriä investointeja ennen sitä. Odottaminen tarkoittaa tekemättömyyttä. Jos sote-ratkaisu siirtyy taas kolme tai viisi vuotta, se on todella taannuttavaa.”
Päivi Pitkänen: ”Kunnissa ollaan digitalisaatiossa keskimäärin alkuvaiheessa. Tuotamme Monetrassa digitaalisia talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja toki jo 150 kunnalle, mutta talous- ja henkilöstöhallinto on vain pieni osa kunnan koko toiminnasta.”
Millä keinoin digitalisaatio sitten nousisi tärkeämpään rooliin kuntien päätöksenteossa ja prioriteeteissa?
Ulla-Kirsikka Vainio: ”Talous vaikuttaa eniten: digitalisaation edistäminen on aina investointi. Kuntatalouden kokonaisuus on ylipäätään haasteellinen ja Rovaniemen alueella erityisesti palveluiden tarve ja kustannukset kasvavat koko ajan. Kun rahat kuluvat palveluiden tuottamiseen, se on kehittämistyöstä pois.”
Päivi Pitkänen: ”Digitalisaatiota kannattaa edistää erityisesti yhteistyöllä. Valtiovarainministeriökin on muuttanut rahoituksensa perusteita niin, että niissä korostuu digitaalisuus ja yhdessä tekeminen. Se on mielestäni tosi hyvä asia.
Omassa toiminnassamme olemme huomanneet, että euro on hyvä konsultti. Siirtymä uuteen on helpompi hyväksyä, kun kerromme, kuinka paljon edullisemmin kunta selviää ottamalla käyttöön digitaalisen talous- ja henkilöstöhallinnon.”
Mikä merkitys ulkopuolisilla palveluntarjoajilla on kuntien digitalisoitumisessa?
Ulla-Kirsikka Vainio: ”Muutokset ovat aina hyvin kalliita, vaikka kehittäisimme pelkästään oman kaupungin tai kunnan alustoja. Joudumme usein linjaamaan hankittuja ohjelmistoja samanaikaisesti: käymään samalla lisenssineuvotteluja ja valmistelemaan sopimuspohjia. Kunta on hyvin nopeasti monikansallisten yhtiöiden armoilla ja heidän sääntöviidakossaan, ja aika nopeasti tarvitaan lakimieskin mukaan neuvotteluihin. Ne eivät ole siis pelkästään taloudellisia eikä substanssikysymyksiä, vaan hyvin äkkiä juridisia. Tämä haastaa kunnan hallinnollisen osaamisen.”
Päivi Pitkänen: ”Me palveluntarjoajat pystymme kehittämään monia palveluja, joihin yksittäisillä kunnilla ei ole varaa. Mitä isommat volyymit, sen enemmän ja tehokkaammin voimme toimia. Meillä on kehitetty yli 200 ohjelmistorobottia suorittamaan erilaisia tehtäviä, esimerkiksi asiakkaan henkilöstön palkkamuutoksissa. Ei yksittäisellä pienellä tai keskisuurella kunnalla ole tietenkään varaa omaan robottiosastoon. Tällaisessa palvelukeskustoiminnassa robotiikka ja digitalisaatio ovat merkittävimpiä toiminnan tehostamisen tapoja.”
Millaisena näette digiratkaisujen roolin ilmastonmuutoksen vastaisessa taistelussa?
Ulla-Kirsikka Vainio: ”Olemme Rovaniemellä menossa kohti paperitonta ja ekologisempaa hallintoa, mutta muutos on vasta alussa. Olemme uusimassa juuri ympäristöohjelmaamme, jossa digitalisaatio on yksi keino. Ylipäätään tiedolla johtaminen kasvaa valtavasti koko ajan.”
Päivi Pitkänen: ”Valtakunnallisesti esimerkiksi hankintalakia on viety siihen suuntaan, että siinä huomioidaan hankintojen digitalisaatio ja sen eri näkökulmat: ilmasto- ja ympäristövaikutukset, tasa-arvoisuus ja yhdenvertaisuusnäkökohdat sekä kotimaisuus.”
Uhkaako palvelujen digitalisoituminen suomalaisten yhdenvertaisuutta?
Päivi Pitkänen: ”Päinvastoin! Pointti on arjen sujuvoittaminen: digitalisaation pitää helpottaa ja parantaa kuntalaisten arkea. Tällä hetkellä meillä on monia eri paikkoja, joista kuntalainen joutuu erikseen hakemaan tietoja ja palveluja.”
Ulla-Kirsikka Vainio: ”Digitalisaation hyödyt pitää osoittaa tavallisten palvelujen kehittymisellä. Esimerkiksi yksityistieavustukset ovat täällä pohjoisessa merkittävä asia. Kun saamme ne sähköiseen järjestelmään, sekä avustuksen hakijan että myöntäjän elämä helpottuu.
Rovaniemi on uusimassa strategiaansa ja siinä pitää nähdä digitaalisuus tärkeänä osana kehittymistä. Digitaalisuuden avulla luomme kuntalaisille vaikutuskanavat kaikkeen päätöksentekoon.”
Entä miltä teistä näyttää kuntien digitalisoitumisen tulevaisuus?
Päivi Pitkänen: ”Moni asia edistyy jo, mutta kyllä murros vie hyvinkin vielä 5–10 vuotta. Tavoitteena pitää olla, että kunta tai muu organisaatio digitoi palvelunsa, mutta myös omat sisäiset prosessinsa. Vasta silloin digitalisaatio toteutuu täysin. Digitalisaatio vähentää nykyisistä rutiineista ainakin 40 prosenttia. Tällä hetkellä esimerkiksi terveyskeskuslaskutus toimii tosi monimutkaisesti: asiakas saattaa saada sekä paperilaskun että pari sähköistä versiota. Jos se muuttuu mobiilimaksamiseksi paikan päällä, turha pyöritys vähenee paljon.”
Ulla-Kirsikka Vainio: ”Eteenpäin toki mennään koko ajan, mutta vielä on ratkaisematta, mikä on digitalisaation veturi. Veikkaan että se on sote ja kun se tulee, meiltä lähtee 60 prosenttia rahoista soteen. Jäljelle jäävällä osuudella pyrimme digitalisoimaan muita hallinnollisia ja hyvinvointiin liittyviä kysymyksiä.”
Ulla-Kirsikka Vainio on toiminut Rovaniemen kaupunginjohtajana vuodesta 2019. Aiemmin hän on työskennellyt muun muassa Porin ympäristö- ja lupapalvelujen toimialajohtajana. Rovaniemi on Lapin maakuntakeskus ja pinta-alaltaan Euroopan suurin kaupunki.
Päivi Pitkänen on ollut Monetra Oy:n toimitusjohtaja vuodesta 2012. Aiemmin hän on työskennellyt esimerkiksi Aditrossa ja pankkialalla. Monetra on kuntaomisteinen konserni, joka tarjoaa asiakkailleen digitaalisia palkka- ja taloushallinnon palveluja sekä muita tukipalveluja.
Näkökulmia kuntien digitalisaatioon
#digikunnat -sarjassamme kuntien johtajat ja kunta-alan palveluntarjoajat pohtivat digitalisaation mahdollisuuksia, esteitä ja edistämistä. Kesäkuussa julkaisemme Kuntien digitalisaatio ja ilmastotavoitteet -tutkimuksemme tulokset. Tutkimukseen haastateltiin sataa kuntapäättäjää ympäri Suomen.
