Kuuntelu, keskustelu ja aktiivinen yhteistyö ovat toimivia reseptejä kuntien palveluiden kehittämisessä. Vaasan Jari Karjalainen ja Telian Outi Strengell-Hytönen
Miltä Suomen kuntien ja kaupunkien digitalisaatiotilanne tällä hetkellä näyttää?
Outi Strengell-Hytönen: ”Digitaalisuus näkyy jo monen kunnan visioissa ja strategioissa, mutta sen käytäntöön viemisessä on vielä isoa vaihtelua. Toiset kunnat ovat vasta hyvin alussa, mutta joissakin on jopa digitalisointijohtajia – se kertoo, että digitalisaatio on jo tärkeässä roolissa.
Hienoa on myös, että muutamat kaupungit ovat palkanneet työntekijöitä isoista alan firmoista. Heidän avullaan kuntaan saadaan uutta näkemystä siitä, millaisia vaihtoehtoja digitalisaatioonkin on tarjolla.”
Jari Karjalainen: ”Vaasan digitalisoitumisen taso on tällä hetkellä ehkä kuntien keskitasoa, mutta ambitiomme ja toiveemme ovat korkealla tulevaisuuden suhteen. Muodostimme 2020 keskushallinnon organisaatiouudistuksen yhteydessä uuden digitalisaatio ja innovaatiot -palvelualueen. Sitä vetää oma ICT-johtajamme ja yksikköön kuuluu pieni ammattilaisten joukko: ICT:n pääsuunnittelija, ICT-palvelumuotoilija, tietoturvavastaava ja TVT-pedagogi. Muun osaamisen ostamme ulkoa, tällä hetkellä Kuntien Tierasta.”
Millä keinoin digitalisaatio nousisi tärkeämpään rooliin kuntien päätöksenteossa ja prioriteeteissa?
Jari Karjalainen: ”Jos digitalisaatio on mukana jo tavoitteissa, pullonkaulaksi saattaa muodostua järjestelmien käyttöönotto. Sen pitäisi olla sujuvampaa ja helpompaa kuin nyt. Vaikka jokin järjestelmä on käytössä jo jossakin kunnassa, se tuskin sopii muille sellaisenaan. Kunnan järjestelmäarkkitehtuuriin liittyminen voi vaatia paljonkin töitä organisaation eri tasoilla.
Jos ratkaisut olisivat taipuvaisempia erilaisiin ympäristöihin, muutosvauhtikin nopeutuisi. Olen monesti huomannut, että on helpompi löytää raha johonkin uuteen järjestelmään kuin tekijät sen käyttöönottoon.”
Outi Strengell-Hytönen: ”Palveluiden kehittäminen on ylipäätään iso investointi, joka vaatii aikaa ja suunnittelua. Kannattaakin aina selvittää, mikä hyödyttää juuri kyseistä kuntaa tai kaupunkia eniten ja mistä kuntalaiset saavat suurimman hyödyn. Digitaalisten palveluiden tuottaminen on usein edullisempaa kuin manuaalisesti ja työvoimaperäisesti tehtävien.”
Mikä merkitys ulkopuolisilla palveluntarjoajilla on kuntien digitalisoitumisessa?
Jari Karjalainen: ”Palveluiden tarjoajat ovat mielestäni merkittävässä roolissa. On myös resurssien käytön kannalta mielekästä, että kaikkea osaamista ei tarvitse olla kaupungilla, vaan voimme hankkia osaamista ja tietotaitoa tarpeen mukaan. Pitkät asiakkuudet ja kumppanuudet ovat tärkeitä, jotta tunnemme toisemme puolin ja toisin. Kun kumppanimme tuntevat kuntien toimialaa, se nopeuttaa myös muutosprosesseja.”
Outi Strengell-Hytönen: ”Kannustan kaikkia kuntia ja kaupunkeja käymään yhä enemmän vuoropuhelua palveluja tarjoavien yritysten kanssa! Kun järjestelmä vanhenee, sen uudistus tai uuden hankkiminen kannattaisi suunnitella mieluummin yhdessä etukäteen kuin tehdä työ jälkijättöisesti kiireessä.
Yhteisten keskustelujen tuloksena voi syntyä myös uusia ratkaisuja. Esimerkiksi monien vanhojen järjestelmien käyttöikää voidaan jatkaa robotiikan avulla. Robotti voi hakea järjestelmästä tiettyä tietoa tai tuottaa sinne jonkin puuttuvan tiedon kaikkiin tarvittaviin paikkoihin. Moni kunta on ottanut myös käyttöön Crowd Insights -palvelumme, jonka avulla voi analysoida massojen tai ihmisten liikkumista eri alueilla. Sen avulla voi esimerkiksi selvittää, minne tarvitaan palveluita tai vaikkapa julkisen liikenteen reittejä ja pysäkkejä.”
Mikä merkitys digiratkaisuilla on ilmastonmuutoksen vastaisessa taistelussa?
Jari Karjalainen: ”Vaasan tavoitteena on olla hiilineutraali tämän vuosikymmenen aikana eli ennen vuotta 2030. Tavoitteen saavuttamista edesauttaa tietenkin myös yleinen toiminnan kehittäminen ja tehostaminen sekä digitalisaatio. Meillä on myös energia- ja ilmasto-ohjelma sekä oma energia- ja ilmastoasiantuntija, joka edistää näitä asioita.”
Outi Strengell-Hytönen: ”Moni kunta haluaa olla hiilineutraali vuoteen 2030 mennessä tai niillä on muita ilmastonmuutokseen liittyviä tavoitteita. Mutta monikaan ei ole vielä tuonut näitä tavoitteita hankintojen kilpailutuksiin: olen nähnyt ekologisia mittareita vasta muutamissa. Olisi kuitenkin tärkeää pohtia jo ajoissa, mitä toimittaja ja kunta voisivat yhdessä tehdä kestävän kehityksen hyväksi.”
Uhkaako palveluiden digitalisoituminen suomalaisten yhdenvertaisuutta?
Outi Strengell-Hytönen: ”Digitalisaatio mahdollistaa sen, että palveluita voi käyttää haluamanaan aikana, ei vain virastojen ollessa auki. Se lisää yhdenvertaisuutta. Itse kuntalaisena toivon, että verorahat käytettäisiin mahdollisimman fiksusti ja hyvin. Jos tarvitsen palvelua kasvokkain, toivon, että kohtaamiseen olisi varattu aikaa. Muut asiat hoidan mielelläni itsepalvelukanavien kautta nopeasti ja helposti. Eli pitää tunnistaa, milloin ihmisen tarjoama palvelu on kaikkein hyödyllisintä.”
Jari Karjalainen: ”Paineet palveluiden digitalisoimiseksi tulevat nykyään erityisesti kuntalaisilta. Heillähän on käytössään paljon hyviä digipalveluita. Kaikkein tärkeintä palveluiden kehittämisessä onkin kuunnella kuntalaisia ja selvittää, mitä he tarvitsevat. Siksi olemme palkanneet oman palvelumuotoilijan. Käyttäjää kiinnostaa vain se, kuinka saa asiansa hoidettua sujuvasti. Siinä palvelumuotoilu on avainasemassa.”
Miltä kuntien digitalisoitumisen tulevaisuus mielestänne näyttää?
Jari Karjalainen: ”Uskon, että jo ensi vuosikymmenen alussa kunnilla on helppokäyttöisiä, laadukkaita ja monipuolisia digitaalisia palveluita. Keskeinen haaste on kuitenkin saada palvelut asiakasystävällisiksi. Siksi on tärkeää kääntää katse jo palveluiden kehittämisvaiheessa käyttäjän suuntaan: miten rakennetaan palvelukokemus, joka on käyttäjille looginen ja ymmärrettävä.”
Outi Strengell-Hytönen: ”Toivon että olisimme kymmenen vuoden päästä jo täysin digitaalisessa maailmassa siinä mielessä, et olisimme tunnistaneet ne osa-alueet, joissa digitaalista palvelua kannattaa käyttää ja missä taas ei. Ja voisiko olla jopa niin, että hyvistä palveluistaan kuuluisa kunta voisi helpommin houkutella myös uusia asukkaita?”
Jari Karjalainen on toiminut Vaasan konsernihallinnon johtajana vuodesta 2020. Aiemmin hän on työskennellyt muun muassa Vaasan vs. talousjohtajana ja talousarviopäällikkönä. Vaasan seutu on Pohjoismaiden energiateknologian keskus.
Outi Strengell-Hytönen on toiminut johtajana Telian Digital Business Solutions -yksikössä ja on vastannut Financial Services -palveluista vuodesta 2018. Sitä ennen hän on työskennellyt esimerkiksi Business Development Managerina Telia Finlandissa ja Soneralla. Telia Finland on yksi Suomen johtavista ICT-palveluja organisaatioille tarjoavista yrityksistä.
Näkökulmia kuntien digitalisaatioon
#digikunnat -sarjassamme kuntien johtajat ja kunta-alan palveluntarjoajat pohtivat digitalisaation mahdollisuuksia, esteitä ja edistämistä. Kesäkuussa julkaisemme Kuntien digitalisaatio ja ilmastotavoitteet -tutkimuksemme tulokset. Tutkimukseen haastateltiin sataa kuntapäättäjää ympäri Suomen.
