Digiposti ei ole vain kätevä ratkaisu – se tuo postin vastaanottamiseen ja dokumenttien hallintaan merkittävää turvaa

Digiposti on yhä suositumpi tapa vastaanottaa ja säilyttää arjen tärkeitä dokumentteja, kuten laskuja, sopimuksia ja lippuja. Digiposti tulee yleistymään Suomessa Petteri Orpon hallituksen Digi ensin -ohjelman myötä, jonka tarkoituksena on sähköistää valtion viranomaisviestintä. Digiposti edistää ajasta ja paikasta riippumatonta asiointia, mahdollistaen digitalisaation kehityksen.

Digiposti vähentää riskejä, jotka liittyvät paperipostiin, esimerkiksi postin katoamiseen tai väärään osoitteeseen toimittamiseen. Digipostia käytettäessä tieto kulkee digitaalisesti ja reaaliaikaisesti suoraan järjestelmästä toiseen, eikä matkalla ole välikäsiä, kuten perinteisellä paperipostilla.

Reaaliaikaisuus ja henkilökohtaisuus

• Lähetyksen varmuus ja reaaliaikaisuus: Digipostin avulla käyttäjä saa postin oikeaan osoitteeseen reaaliajassa, mikä vähentää postin lähettämiseen liittyviä riskejä, kuten tärkeiden dokumenttien katoamista, saapumiseen liittyvää viivettä ja väärään osoitteeseen lähettämistä. 
• Henkilökohtaisuus: Pääsy digipostiin on henkilökohtaisten tunnisteiden avulla suojattua, mikä varmistaa, että posti ohjautuu oikealle henkilölle turvallisesti. Kivraan kirjaudutaan kaksivaiheisella tunnistautumisella, aivan kuten omaan verkkopankkiin. Tämä estää muita henkilöitä pääsemästä käsiksi henkilökohtaiseen postiin ellei siihen ole annettu erikseen lupaa.
• Postin avaaminen: Henkilökohtainen tunnistautuminen ja luotettavat lähettäjät tekevät digipostilaatikosta turvallisen tavan vastaanottaa ja käsitellä postia. Kivraan postia lähettävät tahot ovat varmistettuja lähettäjiä. Tällöin käyttäjä voi luottavaisin mielin avata digitaaliseen postilaatikkoon saamiaan posteja. Kivralla ei lähetetä mainospostia vaan vastaanottajalleen kuuluvaa tärkeää postia, oli kyseessä sitten laskut, sopimukset, tapahtumaliput, vesimittarien lukemakortti tai vaikkapa palkkalaskelma.

Arkistointi ja käytännöllisyys

• Turvallinen säilytys: Dokumenttien ja laskujen säilytys paperimuodossa voi olla hankalaa ja riskialtista, sillä ne katoavat helposti olohuoneen lehtipinojen alle tai joutuvat kahvin läikytyksen uhriksi. Digipostin avulla dokumentit voi koota yhteen turvalliseen palveluun, jossa ne ovat tallessa.
• Automaattinen laskujen vastaanotto ja arkistointi: Digipostin avulla laskut saapuvat sähköisesti ja tallentuvat automaattisesti digipostilaatikkoon, mikä vähentää laskujen katoamisen riskiä. Tämä mahdollistaa aiempien laskujen kätevän tarkastelun ja hallinnan, esimerkiksi vesimittarin lukemakortit ja laskut löytyvät yhdestä ja samasta paikasta. 
• Helppo pääsy ja käyttö: Digiposti on aina käytettävissä, kun tietokone tai älylaite on yhteydessä verkkoon. Lisäksi Kivran tarjoaa käyttäjälleen mahdollisuuden Offline-tilaan, jolloin Offline-tilaan asetettuja dokumentteja voi käyttää ilman verkkoyhteyttä. Tämä tuo lisää turvaa, sillä käyttäjä voi luottaa siihen, että tärkeät dokumentit ovat aina tallessa ja helposti saatavilla, vaikka internet-yhteyttä ei olisikaan käytettävissä.

Kivran ominaisuudet tuovat turvaa

• Dokumenttien hallinta ja järjestely: Digipostin avulla voit helposti hallita ja järjestää omia dokumenttejaan esimerkiksi käyttämällä Kivran Kategoriat-ominaisuutta. Tämä vähentää katoamisen tai huomaamatta jäämisen riskiä, kun dokumentteja pystyy laittamaan digitaalisiin mappeihin.
• Turvalliset maksut: Digipostipalvelut voivat mahdollistaa laskun maksun suoraan palvelun sisällä. Esimerkiksi Kivrassa lasku-muotoisissa dokumenteissa on Maksu-ominaisuus, jolloin laskun pystyy maksamaan suoraan Kivra-palvelussa. Näin laskun tila päivittyy automaattisesti Maksetuksi-tilaan. Tämä helpottaa laskujen hallintaa ja tekee niiden käsittelystä vaivatonta.
• Heräteviestit: Digipostipalvelujen on mahdollista lähettää heräteviestejä käyttäjälle kirjeen saapuessa digitaaliseen postilaatikkoon tai esimerkiksi laskun eräpäivän lähestyessä. Heräteviestit vähentävät riskejä, esimerkiksi laskujen maksun unohtamisesta. Kivra lähettää automaattisesti muistutusviestejä sähköpostitse, mobiiliherättein ja tekstiviestein, jos laskujen tai kirjeiden saapumiseen tai eräpäivään ei ole reagoitu. Herätteitä saapuu aina myös uuden kirjeen tai laskun saapuessa, muutama päivä ennen eräpäivää ja päivä eräpäivän jälkeen.

Lähettäjille digiposti tarjoaa perinteistä postia turvallisemman, sujuvamman ja nopeamman tavan asiakkaiden ja kansalaisten tavoittamiseen. Digiposti helpottaa postin vastaanottamista, arkistointia ja laskujen maksamista, samalla vähentäen paperipostiin liittyviä riskejä, kuten katoamisia ja viivästyksiä.

Lue myös: